Requerimientos para automatizar

Antes de hablar de las condiciones que deben estar presentes para implementar un proceso de automatización, es importante recalcar los objetivos que han de guiar esta labor. Los principales objetivos que busca la automatización son:

• Reducir costos y tiempo invertidos en las tareas ejecutadas de manera tradicional.

• Renovar los servicios y recursos ofrecidos a la comunidad usuaria al brindarles acceso a herramientas tecnológicas de punta.

• Modernizar la experiencia del usuario cuando este busque, localice, recupere, almacene y desarrolle información.

• Facilitar el acceso al conocimiento resguardado en la biblioteca por medio de equipo automatizado.

• Acercar la red, la interactividad y los entornos digitales a la comunidad usuaria.

• “Perfeccionar el control de materiales de la biblioteca” (Aguilar, Bustamante, Olea y Sánchez, 2011, p. 14).

"Ventajas y desventajas de la automatización" (Chacón, 2015, p. 3).

Asimismo, existen motivos que llevan a la automatización de las bibliotecas, destacando entre ellos:

• Aminorar gastos, tiempo y recursos invertidos en el modelo habitual de biblioteca.

• “Mejorar los procesos y servicios que se prestan a los usuarios” (Aguilar et al., 2011, p. 15).

• “Reorganización de la biblioteca, poniendo de manifiesto conflictos internos a resolver” (Jacquenson, citado por Aguilar et al., 2011, p. 15).

• Brindar un ambiente amigable, colaborativo y de aprendizaje permanente mediante los fondos, servicios y herramientas tradicionales y automatizadas.

1. Requerimiento I: Planeación

Ahora bien, como primer requerimiento para automatizar una biblioteca, está el planteamiento del proceso mismo. Para eso deberán estudiarse los requerimientos, tanto de los profesionales como de los usuarios que están relacionados con la biblioteca. “Hacer una descripción de los servicios que se ofrecen actualmente, analizar su eficacia y determinar la forma en que se pueden mejorar” (Aguilar et al., 2011, p. 33). También han de realizarse proyecciones sobre la funcionalidad del proyecto, su utilidad a largo plazo y la nueva formación que tendrán que recibir los usuarios para que puedan aprovechar la automatización.

Asimismo, los bibliotecólogos y demás personal que labora en la institución deberán tener conocimiento del proceso de automatización a implementarse, para así obtener una adaptación mejor y un rendimiento total de los sistemas automatizados en la biblioteca.

2. Requerimiento II: Elección de software

Otro requerimiento importante es la elección de software o Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB), para llevar a cabo la automatización. Un SIGB “es una herramienta tecnológica que permite automatizar las operaciones bibliotecarias más comunes” (Chacón, 2015, p. 4). El software o SIGB se elegirá acorde a la realidad de la biblioteca, sus recursos, modalidad y fondos. “Es necesario evaluar dichos paquetes con el fin de determinar si es conveniente conseguirlos y aplicarlos o si es necesario desarrollar internamente los programas de automatización” (Aguilar et al., 2011, p. 36).

La elección del software variará entre uno licenciado y uno libre o de bajo costo, aunque sin importar su tipología, “para que un software de biblioteca sea adecuado, éste tiene que resolver/satisfacer por lo menos entre un 75 y 80 por ciento de los problemas o necesidades actuales (o previstas) de la biblioteca” (Aguilar et al., 2011, p. 37). Entre los softwares libres, destacan algunos mencionados por Chacón (2015) como: Koha, EspaBiblio o Emilda. Es importante recordar que, sin importar el modelo de software, la automatización debe hacerse según los propósitos trazados por la unidad de información.

"Ventajas y desventajas de software libre" (Chacón, 2015, p. 9).

3. Requerimiento III: Implementación y mantenimiento

Ya elegido el equipo y el programa a utilizarse, este deberá instalarse enfocándose la labor en “una descripción detallada de cuál es la información que se va usar, cómo y cuándo debe ser introducida a la computadora, qué va hacer la computadora con ella, cómo se va procesar y qué resultados se obtendrán” (Aguilar et al., 2011, p. 39).

Asimismo, la biblioteca tiene la obligación de contemplar antes de la instalación, la inversión que pueda requerirse por concepto de mantenimiento y reparaciones del sistema de automatización usado. Si esto se prevé correctamente, podrán evitarse inconvenientes como pérdida de información, retrasos para brindar servicios a los usuarios y gastos mayores. “Debe asignarse parte del presupuesto a la previsión de fallas (mantenimiento preventivo) y a la corrección de errores en el sistema (mantenimiento correctivo)” (Aguilar et al., 2011, p. 41).

Finalmente, un punto importante para automatizar una unidad de información es, la satisfacción usuaria, poder permitirles a las personas acceder y emplear el conocimiento que necesitan de una manera atractiva, amistosa y sencilla. El fin de un proyecto de automatización ha de ser simplificar las funciones del bibliotecólogo, resolver las carencias de información del usuario y volver asequible el conocimiento protegido en la institución.

A modo de conclusión

La automatización inició desde los años de la década de 1960 una extensa y profunda revolución en las bibliotecas, suceso que hasta hoy sigue vigente y en constante movimiento dando nuevas perspectivas al mundo bibliotecológico. A través de numerosos aportes, la automatización impactó toda la estructura de las unidades de información.

El uso de softwares para automatizar las colecciones, estudios de usuarios donde estos dan a conocer sus ideas de mejora para la biblioteca, recursos digitales para personas de todas las edades y una formación continua para que el profesional se inserte en la virtualidad, son solo cuatro elementos que la automatización hizo comunes en las bibliotecas. Grandes beneficios, pero también grandes retos, los procesos de automatización definen el papel de la biblioteca en el siglo XXI, una entidad que tiene el deber de estar al servicio de la comunidad con todos sus componentes.

“Adaptarse a los nuevos roles y estar preparado ante cada cambio tecnológico redundara en una mejor competitividad a la hora de ofrecer los servicios y así ser coparticipe de la formación en su comunidad” (Manso-Rodríguez, 2012, p. 29). La anterior ha de ser la visión y la misión de los profesionales de la información en la actualidad.

Los usuarios y su visión acerca de la biblioteca.

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Recursos físicos y digitales en la biblioteca del TEC.

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Impacto de la automatización en bibliotecas

Uno de los mayores impactos de la automatización ha sido la simplificación de las funciones bibliotecológicas, gracias al implemento de herramientas tecnológicas diversas como catálogos en línea, modernas bases de datos o sistemas de búsqueda virtuales. Algunos de los trabajos del bibliotecólogo que han sido automatizados son:

1. Informes sobre el uso de los servicios y recursos

Por medio de sistemas computacionales, la automatización permite realizar más rápidamente informes sobre el uso de los fondos, préstamos realizados, ejemplares retrasados o extraviados, solicitudes de usuarios o nivel de personas atendidas por la biblioteca. Asimismo, mediante la generación automatizada de estos informes, el bibliotecólogo puede gestionar de un modo más expedito préstamos interbibliotecarios, conocer la opinión usuaria y velar por el correcto uso de la colección.

2. Trasferencia de papelería

“La automatización está pensada para el envío de mensajería que tiene que realizarse diariamente ya que su objetivo es disminuir el tiempo que el usuario bibliotecario dedica a tareas que tienen un “carácter” repetitivo” (Martín, 2017, párr. 16). A través de la automatización, trabajos cotidianos como el envío de múltiples notas se realizan en poco tiempo, lo que da espacio al bibliotecólogo de enfocarse en otras labores de mayor pertinencia para la satisfacción usuaria.

3. Atención a usuarios

Gracias a herramientas digitales como las redes sociales o las páginas web, la automatización brinda nuevas y optimizadas vías de comunicación con los usuarios. Distribuyendo boletines de novedades en las redes de la biblioteca, enviando actualizaciones al correo electrónico de usuarios interesados o con encuestas en línea para ahondar en los requerimientos de la comunidad, una interacción automatizada entre biblioteca-usuario es de gran beneficio para cualquier unidad de información.

También debe resaltarse que las respuestas a las consultas usuarias pueden recibirse de modo virtual, lo que permite al usuario hacerlas desde cualquier lugar y en cualquier momento, obteniendo su respuesta por la misma vía y, además con posibilidad de recibir apoyo de otros usuarios.

4. Formación usuaria

La automatización también impacta funciones bibliotecarias como la formación de usuarios, ya que gracias a ella las personas pueden desarrollar otras aptitudes, al permitir “incorporar y entender la alfabetización no sólo en lectoescritura, sino también en el desarrollo de competencias audiovisuales, digitales e informacionales” (Area, 2010, p. 47).

Enseñar a usar las nuevas herramientas tecnológicas, orientar para conseguir una manipulación correcta de la información e instruir en el aprovechamiento de los recursos tradicionales, son labores del bibliotecólogo que han dado un giro a causa de la automatización. La educación y formación de usuarios es un espacio donde el fenómeno de la automatización debe aprovecharse al máximo.

Otros aspectos de las bibliotecas que han visto el impacto de la automatización, gracias a lo que han dado múltiples beneficios a las comunidades usuarias son:

• Aparición de recursos como libros, revistas y periódicos en formatos digitales y que, en varias ocasiones, ofrecen interactividad al usuario.

• Surgen soportes prácticos y amigables como los CD, DVD o, más recientemente, el almacenamiento virtual o “en la nube” para preservar la información.

• La automatización también revoluciona la bibliotecología al “asistir y proporcionar las herramientas más potentes al proceso de catalogación o descripción de los fondos de la biblioteca, según la normativa internacional: formato MARC, ISBD’s, etc. y la indización de los mismos” (Galán, 2012, párr. 21).

Opinión personal

Como se expuso en los párrafos anteriores, la automatización hizo evolucionar a la bibliotecología y a los profesionales de la información. Aunque esta situación pudo significar un cambio sin precedentes y desconcertante para bibliotecarios y usuarios, la automatización dio la posibilidad de que la información y el conocimiento estén a un alcance nunca antes visto. Igualmente, la automatización vino a darle una mayor participación al usuario, permitiéndole colaborar con el bibliotecólogo y brindarles ayuda a otras personas con requerimientos de información parecidos.

Automatizar servicios, materiales e instalaciones bibliotecarias hizo que el perfil de estas instituciones y el de sus responsables mejorara, pasando de ser meros custodios de información a conectores entre conocimiento y usuarios. La llegada de la automatización contribuyó a que la biblioteca volviera a ser relevante, presentando al bibliotecólogo como el guía para acceder al contenido correcto y funcional que busca el usuario. Trabajo colaborativo, nuevas dimensiones de alfabetización y modernas técnicas para obtener información, la automatización fortaleció a las bibliotecas.

Biblioteca con material audiovisual interactivo para niños y niñas.

IDGtv. (2015, noviembre 2). Smile And Learn la biblioteca inteligente y móvil [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=5d2_u7Dvdeo

Evolución de la automatización

Azofeifa, O. (2020). Evolución de la automatización: Línea del tiempo [Figura]. Elaboración propia.

Consulta manual de fichas catalográficas en una biblioteca costarricense, las cuales serían reemplazadas por el Sistema de Informatización de la Dirección General de Bibliotecas (Sindigebi). Fotografía de 1998.

Barahona, H. (4 de abril, 1998). NUEVO SERVICIO [Fotografía]. Recuperado de http://wvw.nacion.com/ln_ee/1998/abril/04/pais9.html 

 

Azofeifa, O. (2020). Evolución de la automatización: Línea del tiempo (continuación) [Figura]. Elaboración propia.

Ejemplo de la automatización en las bibliotecas.

Infoestratégica. (2019, junio 20). InfoRFID UHF Automatización de Bibliotecas [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=aacftAqUKUY

Presentación

A todas aquellas personas que gustan de aprender un poco más cada día, la más cordial bienvenida.

Las bibliotecas, independientemente de su tipología, y demás unidades de información existentes alrededor del mundo, han experimentado profundos cambios en su estructura, servicios y relaciones con la comunidad usuaria debido a una situación de gran relevancia: la automatización.

Todas estas instituciones “han ido evolucionando hacia nuevas concepciones y filosofías de trabajo, lo que ha permitido disponer de múltiples ofertas en el espacio virtual, las cuales complementan los servicios que tradicionalmente han ofrecido” (Manso-Rodríguez, 2012, p. 23). Gracias a las transformaciones ocurridas, hoy las bibliotecas despliegan múltiples funciones que, si bien ya se ofrecían al usuario, actualmente aparecen renovadas y bajo una modalidad automatizada, adaptándose a los usuarios digitales del siglo XXI y allanando el camino para acceder al conocimiento.

Partiendo de la idea anterior y; sumando el objetivo de exponer los principales puntos de la automatización en las bibliotecas, es que surge este blog donde se presenta el desarrollo de la automatización y la trascendencia que ha tenido, tanto en los usuarios como en las unidades de información.

Centro Comunitario Inteligente (CECI).

MICITT. (2015). CECIS. [Figura]. Recuperado de http://www.ceci.go.cr/zf_Web/Index/informacion